Stok yönetimi nasıl yapılır?

Stok yönetimi

Stok takibi, klinikte kullanılan ürünlerin ve sarf malzemelerinin düzenli şekilde takip edilmesini sağlar. Medicasimple stok modülüyle hangi ürünlerin daha çok tüketildiğini, hangi ürünlerin kritik limitin altına indiğini ve hangi malzemelerin yeniden satın alınması gerektiğini manuel tablo tutmadan görebilirsiniz.

Sağlıklı bir stok yönetimi akışı Medicasimple’da dört temel adım üzerine kurulur: alışveriş yapılan kurumların tanımlanması, ürün kayıtlarının oluşturulması, depoya ürün girişi yapılması ve düzenli dağıtım/sayım hareketlerinin işlenmesi.

Not: Stok özelliğini kullanabilmek için kullanıcının ilgili stok yetkilerine sahip olması gerekir.

Neleri yönetebilirsiniz?

• Ürünleri barkod, birim fiyat, birim türü, kategori ve kritik limit bilgileriyle kaydedebilirsiniz.

• Stok girişi, çıkışı, dağıtımı ve periyodik sayım hareketlerini işleyerek bakiyeleri güncel tutabilirsiniz.

• Gerektiğinde son kullanma tarihi, parti/lot ve tedarikçi bilgileriyle takip yapabilirsiniz.

• Kritik miktarın altına düşen ürünleri erken görerek randevu veya tedavi akışında aksama yaşanmasını önleyebilirsiniz.

• Tüketim hareketlerini ve stok raporlarını satın alma, finans ve denetim takibi için kullanabilirsiniz.

• Yanlış hareketleri yetki bazlı olarak düzeltebilir veya silebilirsiniz.

1. Stok ekranına giriş

İşlem Takipleri → Stok Yönetimi ekranına gidin. Bu ekranda kayıtlı ürünleri, güncel miktarlarını, filtreleri, ürün oluşturma ve stok hareketi işlemlerini tek yerden takip edebilirsiniz.

İpucu: Kritik miktarın altındaki ürünleri düzenli kontrol ederek satın alma ihtiyacını önceden planlayabilirsiniz.

2. Alışveriş yapılan kurumları tanımlama

Stok alışverişlerini net takip edebilmek için önce satın alma yapılan kurumları tanımlayın. Bunlar tedarikçiler, laboratuvarlar, eczaneler veya stok alışverişiyle ilişkili diğer kurumlar olabilir.

Ayarlar → Kurumlar alanından kurum bilgilerini ekleyip kaydedin. Böylece stok girişlerinde ve raporlarda işlemlerin hangi kurumla ilişkili olduğu daha anlaşılır olur.

3. Ürün kaydı oluşturma

Stok Yönetimi ekranında Yeni Ürün Oluştur butonuna tıklayın. Açılan pencerede ürüne ait temel bilgileri doldurun:

• İsim: stok listesinde ve raporlarda görünecek ürün adı.

• Barkod: ürünün barkodu.

• Birim fiyat: tek birim için fiyat bilgisi.

• Birim: Adet, Kg veya Lt gibi ölçü birimi.

• Kritik limit: uyarı almak istediğiniz minimum stok miktarı.

4. Depoya ürün girişi yapma

Ürün kaydı oluşturulduktan sonra ürün satırındaki + aksiyonunu kullanarak depoya yeni ürün girişi yapabilirsiniz. Kurum, adet, fiyat, fatura veya açıklama gibi gerekli bilgileri doldurup kaydettiğinizde ürün miktarı stokta güncellenir.

5. Ürün dağıtımı, çıkışı ve sayım

Klinik içinde ürün kullanıldığında stok hareketini aynı modülden işleyin. Ürünü ilgili bölüm veya oda için dağıtabilir, stok çıkışı yapabilir ve belirli aralıklarla sayım girerek dijital stok miktarı ile gerçek raf miktarını eşitleyebilirsiniz.

Düzenli sayım; eksik ürünleri, son kullanma tarihi yaklaşan malzemeleri ve beklenenden hızlı tüketilen ürünleri erkenden fark etmenizi sağlar.

6. Raporları ve kritik stokları takip etme

Stok raporlarıyla ürün tüketimini, satın alma geçmişini ve stok hareketlerini takip edebilirsiniz. Bu raporlar satın alma planlaması yapmayı, fazla stok birikmesini önlemeyi ve hızlı tüketilen ürünleri görmeyi kolaylaştırır.

Kritik limitin altına düşen ürünleri düzenli kontrol ederek tedavi odalarında gerekli malzemelerin eksik kalmasını önleyebilirsiniz.

İyi kullanım önerileri

• Ürün adlarını ve birimlerini standart tutarak raporların temiz kalmasını sağlayın.

• Sık kullanılan tedavi malzemeleri için gerçekçi kritik limitler belirleyin.

• Stok çıkışlarını ürün kullanıldıktan sonra mümkün olduğunca aynı gün işleyin.

• Kritik stok ve tüketim raporlarını haftalık kontrol edin.

• Stok düzeltme yetkisini yalnızca ihtiyaç duyan ekip üyelerine verin.