Klinik finans takibi nasıl çalışır?

Medicasimple'da operasyonel finans takibi tek bir finans veya muhasebe ekranından yapılmaz. Hasta ödemeleri, ödeme planları, giderler, cari hesaplar, kasa raporu, tahsilat analizi ve fatura işlemleri birbirine bağlı ama ayrı çalışma alanlarında yönetilir.

Hasta ödemelerini kaydetme ve takip etme

1. Hasta Profili → Ödemeler yolunu açın.

2. Doktor, ödeme şekli, miktar ve para birimi, portföy, tarih ve açıklama bilgilerini girin.

3. Yetkiniz varsa mevcut kaydın alanlarını düzenleyebilirsiniz. Ödeme kaydı kalıcı olarak silinmez.

4. Kaydı hastanın Ödemeler sayfasından ve Raporlar → Gün Sonu Raporu alanından kontrol edin.

Vadeli tahsilatlar için hastanın Ödemeler sayfasındaki Ödeme Planları alanından taksit planı oluşturabilir; kliniğin tüm taksitlerini Süreç Takipleri → Taksitli Ödemeler alanında izleyebilirsiniz.

Gider ekleme

Gideri neyle ilişkilendirmek istediğinize göre üç farklı giriş yolu vardır:

• Klinik geneli gider: Sol alttaki kullanıcı panelinden Gider Ekle'yi açın.

• Hasta gideri: Hasta profilinde Genel Bakış → Hasta Gider Tablosu alanını açıp Gider Ekle'yi seçin.

• Tedavi gideri: Hasta profilindeki ilgili tedavi planını açıp tedavi kalemindeki Tedavi Gideri simgesine tıklayın. Tutar zorunludur; diğer alanlar ihtiyaca göre doldurulur. Kayıt tedavi, hasta ve doktorla ilişkilendirilir.

Genel gider formunda kurum, toplam ödeme, para birimi, ödeme tipi, kategori, hasta, çalışan, işlem ve vade tarihi, KDV oranı, ödeme durumu ve açıklama gibi alanlar bulunur. Ödeme Durumu → Ödenmiş seçildiğinde sistem gider/borç hareketini ve buna karşı yapılan ödeme hareketini ayrı ayrı oluşturur; bunlar mükerrer gider değildir.

Giderleri Raporlar → Gider Raporu, gerçekleşmiş kasa çıkışlarını Gün Sonu Raporu, tüm finans hareketlerini ise Ayarlar → Cari Hareketler alanında takip edebilirsiniz.

Cari hesaplarla kurum borç ve ödemelerini izleme

1. Sol alttaki kullanıcı panelinden veya Ayarlar → Kurum Ayarları → Cari Hesaplar yolundan sayfayı açın.

2. Toplam gider, toplam ödeme, hesaba giriş ve hesaptan çıkış değerlerini inceleyin. Kurumları ada, oluşturulma ya da güncellenme tarihine göre sıralayabilir; tarih ve kurum tipi filtrelerini kullanabilirsiniz.

3. Cari Hareket Ekle ile Gider (Ödenecek) kaydı oluşturduğunuzda kuruma karşı borç kaydedilir; ödeme yapılmış sayılmaz.

4. Gerçek ödeme için ayrıca Ödeme tipinde hareket oluşturun. Bu hareket Gün Sonu Raporu'nda kasadan veya hesaptan çıkış olarak görünür.

Gün sonu ve kasa takibi

Raporlar → Gün Sonu Raporu, seçilen gün veya tarih aralığında kasaya/hesaba giren ve çıkan ödemeleri gösterir. TL, USD, GBP gibi para birimleri ayrı ayrı izlenir. Doktor, hasta, kurum ve ilgili kullanıcı filtreleriyle raporu daraltabilirsiniz.

Dışa Aktar ile alınan Excel'de gelir tarafında doktor, hasta, ödeme şekli, miktar, para birimi, TL karşılığı, tarih, ödemeyi alan kullanıcı, açıklama ve kurum/portföy gibi detaylar; gider tarafında hasta, doktor veya kurumla ilişkili ya da ilişkisiz ödeme hareketleri bulunur.

Tahsilat, borç ve alacak takibi

Raporlar → Tahsilat Raporu işlem hacmini, tahsilat hacmini ve tahsilat oranını günlük, haftalık veya aylık görünümde sunar. Borçlu Hastalar, tamamlanan tedavisinin bir kısmını veya tamamını ödememiş hastaları; Alacaklı Hastalar ise yaptığı ödeme tamamlanan tedavi tutarını aşan hastaları gösterir.

Borçları 0–30, 31–60, 61–90 ve daha uzun gün aralıklarında inceleyebilir, sıralayabilir ve dışa aktarabilirsiniz. Aynı hastanın farklı tarihlerde tamamlanan tedavi borçları birden fazla yaşlandırma aralığında görünebilir.

Makbuz, e-Fatura ve muhasebe entegrasyonu

• Fatura kesmeden tahsilat belgesi vermek için ilgili ödemenin üzerinden makbuz çıktısı alın.

• Fatura için Hasta Profili → Ödemeler → Fatura Kes yolunu kullanın.

• Türkiye'deki ana e-belge entegratörü NES Bilgi / NES_v2'dir. Kurulum ve yıllık sabit ücret paket fiyatına dahildir; kullanılan belge adedine göre kontör gerekir.

• NES üzerinden oluşturulan belgeler Luca muhasebe programına doğrudan aktarılabilir. Diğer entegratörler veya muhasebe yazılımları için güncel kapsam ekipten doğrulanmalıdır.

Ürün sınırı

Bu çalışma alanları klinikte operasyonel finans takibi sağlar; resmî defter tutma, vergi beyannamesi, kâr-zarar hesabı veya mali müşavirlik işlevi değildir. Başka bir muhasebe yazılımıyla çift yönlü veri alışverişi ihtiyaca göre ayrı bir entegrasyon olarak kurulabilir; aktarılacak kayıtlar, yön, sıklık ve kurulum kapsamı doğrulanmadan hazır standart bağlantı olarak değerlendirilmemelidir.