Medicasimple’da KVKK formunu aydınlatma metni ve açık rıza metni ile hazırlayıp aktif edebilirsiniz. Formu hastaya gönderdiğinizde hasta önce bilgilendirme metnini görür, ardından açık rıza tercihini tamamlar. Bu rehber form oluşturma, SMS ayarları ve hasta onayını takip etme adımlarını anlatır.

Video anlatım

KVKK formunu hazırlama ve hastaya onay gönderme adımlarını videoda izleyebilirsiniz.

Aydınlatma metni ve açık rıza metni farkı

Aydınlatma metni, kliniğin hastaya hangi kişisel verileri neden işlediğini anlattığı metindir. Hasta bu metni okuyarak bilgilendirilir; bu adımda ayrıca bir onay mekanizması yoktur.

Açık rıza metni, hastanın kişisel verilerinin işlenmesine onay verdiğini beyan ettiği metindir. Hasta KVKK bağlantısını açtığında aydınlatma metnini görüntüler, ardından açık rıza metnini onaylayarak süreci tamamlar.

KVKK formu oluşturma

1. Ayarlar > Formlar alanına gidin.

2. KVKK Formu bölümünden yeni form oluşturun.

3. Form adını girin.

4. Onay sonrası yönlendirilecek formu seçin. Örneğin anamnez formu seçerseniz hasta KVKK onayından sonra otomatik olarak bu forma yönlenir.

5. Aydınlatma metninizi ve açık rıza metninizi ilgili alanlara ekleyin.

6. Gerekirse örnek metni indirip kliniğinize göre düzenleyin; aydınlatma ve açık rıza metinlerini ilgili editör alanlarına yapıştırın. Formu PDF olarak yüklemeyin.

7. Metinlerin altına hasta adı, T.C. kimlik numarası, telefon ve tarih gibi parametreleri ekleyin.

8. Oluştur dedikten sonra formu Aktif et diyerek kullanıma alın.

Kopyala-yapıştır sırasında biçim kaymaları olabilir. Metni kaydetmeden önce başlıkları, boşlukları ve klinik bilgilerini kontrol edin.

İlk KVKK SMS'i öncesi kontrol

1. Ayarlar → Klinik alanında resmî kurum/muayenehane unvanını ve gerekli klinik bilgilerini gözden geçirin. Formdaki veri sorumlusu adresi ve ulaşılabilir iletişim kanallarının doğru olduğundan emin olun.

2. Yeni formun aydınlatma ve açık rıza metinlerinde yer tutucu veya eksik klinik bilgisi bırakmayın. Formu aktif etmeden önce önizleyip başlık, parametre ve onay sonrası yönlendirmeyi kontrol edin.

3. Hasta kayıt akışında kullanılacak doğru KVKK formunun aktif olduğunu doğrulayın. Daha önce kullanılmış metni değiştirmek yerine yeni form sürümünü oluşturup aktif edin; eski kayıtları geçmişi korumak için saklayın.

4. Gerçek gönderimden önce test hasta akışında KVKK bağlantısının açıldığını, metinlerin göründüğünü ve tamamlanan onayın Hasta Profili → Formlar alanında kaydedildiğini doğrulayın.

Klinik bilgileri ve parametreler

Örnek metinlerde kurum/muayenehane adı, veri sorumlusu bilgisi, adres, e-posta ve ulaşılabilir telefon gibi klinik tarafından doldurulması gereken alanlar bulunabilir. Bu alanları kendi kliniğinize göre tamamlayın.

Form parametreleri hasta tarafında otomatik dolabilir. Hasta adı, kimlik numarası, telefon ve tarih gibi bilgileri iki köşeli parantezli parametrelerle metne ekleyebilirsiniz. Hasta daha sonra forma tekrar ulaşmak istediğinde KVKK onayını ne zaman verdiğini de görebilir.

KVKK bağlantısı için SMS şablonu

Hasta kayıt ve Açık rıza/KVKK otomasyon şablonlarında KVKK bağlantısı parametresinin bulunduğunu kontrol edin. Sabit bir form bağlantısını mesaj metnine ayrıca elle yapıştırmayın; test hasta kaydıyla bağlantının doğru kişiye ulaştığını ve açıldığını doğrulayın. Şablon ayarları için KVKK SMS ve e-posta şablonu rehberine bakın.

TÜBİTAK zaman damgası

TÜBİTAK zaman damgası paketini Ayarlar → App Store → TÜBİTAK Zaman Damgası alanından alabilirsiniz. Formdaki zaman damgası seçeneğini açtıktan sonra test onayını hasta profilindeki Formlar alanında zaman damgası simgesi veya doğrulama ibaresiyle kontrol edin. Zaman damgası tek başına hukuki yeterlilik garantisi değildir.

Form oluştururken TÜBİTAK zaman damgası uygulansın seçeneğini işaretleyebilirsiniz. Bu seçenek aktif olduğunda form Medicasimple’da ve SMS kayıtlarında saklanır; ek olarak form onayının TÜBİTAK tarafında zaman damgası kaydı tutulur. Bu özelliği kullanmadan önce form içerikleri ve zaman damgası gereklilikleri için kendi avukatınız veya hukuki danışmanınızla değerlendirme yapmanız önerilir.

Kullanılmış formlar neden düzenlenemez?

Bir KVKK metni hasta tarafından kullanıldıktan sonra aynı metin üzerinde değişiklik yapılamaz. Sistem bu durumda daha önce kullanıldığı için artık değişiklik yapılmaz uyarısı verir. Metinde değişiklik yapmanız gerekiyorsa yeni bir KVKK formu oluşturun, yeni formu aktif edin ve bundan sonraki hastalarda bu formu kullanın.

Hastadan KVKK onayı alma ve takip etme

1. Yeni hasta: Hastayı normal kayıt akışında kaydedin. SMS otomasyonunuz aktif ve KVKK şablonunuz doğru ayarlıysa onay bağlantısı kayıt sonrasında hastaya gönderilir. Gönderildi varsaymak yerine hasta profilindeki Formlar alanından kontrol edin.

2. Hasta tarafı: Hasta bağlantıyı açıp aydınlatma metnini okur ve açık rıza tercihini tamamlar. Bu güncel KVKK onay akışında ayrıca 6 haneli kod istenmez. Ayarladıysanız onay sonrasında anamnez veya başka bir takip formu açılabilir. Hastanın telefon dili İngilizceyse onay ekranı İngilizce görünebilir.

3. Mevcut hasta veya ulaşmayan bağlantı: Hasta profilindeki Formlar bölümünden KVKK bağlantısını yeniden SMS ile gönderin. E-posta otomasyonu aktif ve hastanın e-posta adresi mevcutsa e-posta seçeneğini de kullanabilirsiniz. Telefon numarasını, SMS sağlayıcısını, bakiyeyi ve şablon parametrelerini kontrol edin.

4. Durum ve kayıt: Tamamlanan onayın durumunu, tarihini, saatini ve kullanılan telefon numarasını hasta profilindeki form kaydından izleyin. SMS'in ulaşması tek başına onay anlamına gelmez.

5. Onayın geri çekilmesi: Hasta aynı SMS veya e-posta bağlantısından onayını geri çekebilir. Bağlantı elinde yoksa profilindeki Formlar alanından yeniden gönderin; değişen durumu kayıtta kontrol edin.

KVKK metninin uygunluğunu ve kliniğinizin hukuki yükümlülüklerini hukuk danışmanınızla değerlendirin.