Wenn deine Zahnarztpraxis unterschiedliche Aufklärungstexte für Implantate, Wurzelkanalbehandlungen und Extraktionen nutzt, kannst du sie Behandlungskategorien zuordnen, statt sie für jede Person neu zusammenzustellen. In Medicasimple verbindet das digitale Einwilligungsformular den gemeinsamen Text deiner Hauptvorlage mit den Texten, die zum Behandlungsplan passen.

Dieser Leitfaden zeigt, wie du deine eigenen Texte in Consent Form Extensions hinterlegst, das Ergebnis anhand von Implantat- und Wurzelkanalbehandlungen prüfst, das Formular versendest und die Freigabe kontrollierst. Für deine erste Vorlage beginne mit dem Leitfaden zum Einrichten eines Einwilligungsformulars.

So funktioniert es

Eine behandlungsspezifische Einwilligung besteht aus drei Teilen:

• Behandlungskategorien: fassen deine Behandlungen unter Überschriften wie Kieferorthopädie, Oralchirurgie, Endodontie oder Prothetik zusammen.

• Behandlungsspezifische Texte: der Aufklärungstext, den du für jede Kategorie schreibst. In Medicasimple heißen sie Consent Form Extensions.

• Haupt-Einwilligungsformular: der gemeinsame Text, den alle erhalten. Die behandlungsspezifischen Texte werden an der Stelle eingefügt, die du in diesem Formular festlegst.

Beispiel: digitale Einwilligung für Implantate und Wurzelkanalbehandlungen

Angenommen, du hast den Implantat-Aufklärungstext deiner Praxis unter Implantologie und den Text zur Wurzelkanalbehandlung unter Endodontie hinterlegt. Die Hauptvorlage enthält den Parameter Consent Form Extensions. Sobald die Behandlungen diesen Kategorien zugeordnet sind:

• Nur ein Implantat im Plan: Das Formular enthält den gemeinsamen Text und die Implantat-Aufklärung.

• Nur eine Wurzelkanalbehandlung: Es enthält den gemeinsamen Text und die Aufklärung zur Wurzelkanalbehandlung.

• Beide Behandlungen: Die Texte beider Kategorien stehen im selben Formular.

Prüfe jedes neu erstellte Formular vor dem Versand. Das Beispiel zeigt, wie deine vorhandenen Texte ausgewählt werden. Stimme den Inhalt auf die Behandlungen und den Einwilligungsprozess deiner Praxis ab.

1. Behandlungskategorien ordnen

1. Öffne Settings → Treatment Categories. Hier siehst du deine Kategorien, ihren Status und die Standardkategorie.

2. Um eine Kategorie anzulegen, klicke auf Add Category, gib einen Namen ein, lege den Status fest und speichere.

3. Benenne Kategorien um, wenn sie für dein Team dadurch verständlicher werden. Prüfe vor dem Deaktivieren einer Kategorie, welche Behandlungen ihr zugeordnet sind.

2. Behandlungen den Kategorien zuordnen

Eine neue Kategorie übernimmt bestehende Behandlungen nicht automatisch. Du musst die Kategorie bei jeder Behandlung festlegen.

1. Öffne Settings → Treatments.

2. Lege eine neue Behandlung an oder öffne eine bestehende.

3. Wähle in Treatment Details im Feld Category die passende Kategorie und speichere.

4. Prüfe über die Kategorie-Schaltflächen über der Behandlungsliste, ob jede Behandlung in der erwarteten Kategorie erscheint.

3. Behandlungsspezifische Texte schreiben

1. Gehe zu Settings → Forms.

2. Klicke auf die Karte Consent Form Extensions neben der Karte Consent Form.

Dieser Bildschirm listet die Erweiterung jeder Behandlungskategorie mit Status und Datum der letzten Änderung.

3. Klicke auf Add Extension, um einen neuen Text anzulegen, oder in einer Zeile auf Edit, um einen bestehenden zu ändern.

4. Wähle im Feld Treatment Category die Kategorie.

5. Achte darauf, dass Status auf Active steht.

6. Schreibe den Aufklärungstext in das Feld HTML Content und klicke auf Save Changes.

7. Wiederhole diese Schritte für jede Kategorie, die einen eigenen Text braucht.

Im Feld HTML Content kannst du einfachen Text schreiben. Für Überschriften, Absätze oder Aufzählungen kannst du auch HTML-Tags verwenden: <h2> für Überschriften, <p> für Absätze und <ul> mit <li> für Aufzählungen.

Behandlungsspezifische Texte enthalten meist:

• Eine kurze Beschreibung des Eingriffs

• Mögliche Risiken und Komplikationen

• Alternative Behandlungsmöglichkeiten, falls vorhanden

• Worauf nach dem Eingriff zu achten ist

Lass Informationen, die für alle gelten, im Haupt-Einwilligungsformular und schreibe in jede Erweiterung nur die Informationen zur jeweiligen Behandlung.

4. Den Erweiterungs-Parameter ins Hauptformular einfügen

1. Öffne unter Settings → Forms die Karte Consent Form und bearbeite dein Haupt-Einwilligungsformular.

2. Setze in Form Content den Cursor an die Stelle, an der die behandlungsspezifischen Texte erscheinen sollen.

3. Klicke über dem Editor auf die Parameter-Schaltfläche Consent Form Extensions. Der Parameter erscheint im Text als {{operationGroupConsentTexts}}.

4. Klicke auf Save Changes.

Im selben Fenster legst du auch Form Header, Form To Open After Approval und Approval method fest.

Im folgenden Beispiel steht der Parameter nach den allgemeinen Informationen und über den Zeilen für Arzt und Datum. So erscheinen die behandlungsspezifischen Texte nach dem gemeinsamen Text und vor dem Unterschriftsbereich.

Behandlungsplan ins Formular aufnehmen: Aktiviere unten im Fenster Show treatment plan in form. Wenn auch Behandler oder Preise im Plan erscheinen sollen, aktiviere zusätzlich Show practitioner in treatment plan. und Show prices in treatment plan.

5. Formular aus dem Behandlungsplan erstellen und senden

1. Öffne im Patientenprofil den Tab Forms und wechsle zu Consent Form.

2. Klicke auf New Consent Form und erstelle das Formular für den passenden Behandlungsplan. Die Texte der Kategorien der Behandlungen im Plan werden automatisch eingefügt.

3. Das Formular erscheint unter Created Consent Forms mit Behandlungsplan und Formularname. Darunter kannst du den Inhalt prüfen, den der Patient erhält.

4. Klicke auf Send Consent Form, wähle SMS oder E-Mail und sende das Formular.

Du kannst das Formular auch in der Praxis auf einem Tablet öffnen und dort freigeben lassen. Für eine handschriftliche Unterschrift klickst du auf Print.

Wie die Freigabe erfolgt, hängt von der eingestellten Approval method ab.

6. Freigabestatus prüfen

• Bis zur Freigabe zeigt das Formular einen Status wie Pending oder Opened mit der Meldung „This form has not been approved yet.“

• Nach der Freigabe kannst du das Formular im Bereich Forms des Patientenprofils öffnen, ansehen und drucken.

Einrichtung testen

Erstelle nach der Einrichtung ein Einwilligungsformular aus einem Behandlungsplan und prüfe:

• Erscheint der Text für jede Behandlung im Plan?

• Stehen die Texte an der erwarteten Stelle im Hauptformular?

• Fehlen Texte für Behandlungen, die nicht im Plan sind?

Fehlerbehebung

Der behandlungsspezifische Text erscheint nicht im Formular

Prüfe Folgendes:

1. Enthält das Hauptformular den Parameter Consent Form Extensions?

2. Ist die Behandlung im Plan unter Settings → Treatments der richtigen Kategorie zugeordnet?

3. Gibt es in Consent Form Extensions eine Erweiterung für diese Kategorie, und steht ihr Status auf Active?

Ich habe eine neue Kategorie angelegt, aber meine Behandlungen erscheinen dort nicht

Eine neue Kategorie übernimmt bestehende Behandlungen nicht. Öffne jede Behandlung unter Settings → Treatments, wähle die neue Kategorie und speichere.

Das Formular enthält den Text einer unerwarteten Behandlung

Prüfe die Kategorien der Behandlungen im Plan. Ist eine Behandlung der falschen Kategorie zugeordnet, wird deren Text eingefügt.

Ich kann den Inhalt meines Einwilligungsformulars nicht ändern

Der Inhalt eines bereits verwendeten Formulars lässt sich nicht ändern. Erstelle ein neues Einwilligungsformular und füge den Parameter dort ein.

Gut zu wissen

• Ein behandlungsspezifischer Text wird nur eingefügt, wenn eine Behandlung im Plan zu seiner Kategorie passt.

• Passen mehrere Kategorien, erscheinen alle Texte im selben Formular.

• Behandlungsspezifische Texte werden automatisch aus dem Behandlungsplan übernommen. Für Inhalte, die nur für eine Person gelten, siehe Patientenspezifisches Einwilligungsformular.

• Um Preise im Einwilligungsformular anzuzeigen, aktiviere in den Formulareinstellungen Show treatment plan in form. und Show prices in treatment plan. Für Zahlungen und offene Salden nutzt du Behandlungsplan und Kostenvoranschlag.

• Für Inhalt und rechtliche Gültigkeit der Einwilligungstexte ist deine Praxis verantwortlich. Lass die Texte von deiner Rechtsberatung oder der zuständigen Kammer prüfen.

Häufige Fragen

Brauche ich für jede Behandlung ein eigenes Einwilligungsformular?

Nein. Du kannst ein Hauptformular verwenden. Behandlungsspezifische Informationen werden automatisch anhand des Behandlungsplans eingefügt.

Erhält der Patient mehrere Formulare, wenn der Plan mehrere Behandlungen enthält?

Nein. Alle Texte der Behandlungen im Plan stehen im selben Einwilligungsformular.

Können zwei Behandlungen derselben Kategorie unterschiedliche Texte haben?

Erweiterungen funktionieren pro Kategorie. Für unterschiedliche Texte ordne die Behandlungen verschiedenen Kategorien zu.

Wie sende ich das Formular an den Patienten?

Per SMS oder E-Mail, auf einem Tablet in der Praxis zur Freigabe oder ausgedruckt für eine handschriftliche Unterschrift.