Hasta Portalı
Bu makalede, kliniğinizde Hasta Portalı özelliğini nasıl aktif edeceğinizi, portal adresinizi nasıl oluşturacağınızı, hastaların portalda hangi işlemleri yapabileceğini nasıl yönet
Güncellendi
Bu makalede, kliniğinizde Hasta Portalı özelliğini nasıl aktif edeceğinizi, portal adresinizi nasıl oluşturacağınızı, hastaların portalda hangi işlemleri yapabileceğini nasıl yöneteceğinizi ve portal davetlerinde kullanılacak SMS ve e-posta şablonlarını nasıl seçeceğinizi anlatıyoruz.
Kimler kullanmalı
Klinik sahibi
Yönetici yetkisine sahip kullanıcılar
Ön koşullar
Kliniğiniz, Hasta Portalı modülünü, App Store sayfasından satın almış olmalıdır.
Hastanın profilinde telefon numarası ve/veya e-posta adresi kayıtlı olmalıdır.
Portal davetinde kullanılacak SMS ve e-posta şablonları sistemde önceden hazırlanmış olmalıdır (önerilir).
Online ödeme kullanılacaksa, kliniğinizde ilgili ödeme altyapısı aktif olmalıdır (varsa).
Hasta Portalı nereden açılır
Ayarlar > Kliniğim > Klinik Konfigürasyonları sayfasına gidin.
Sayfanın alt kısmındaki Hasta Portalı Ayarları bölümünü bulun.
Hasta Portalı kutucuğunu işaretleyin.
Hasta Portalı Kodu nedir
Hasta Portalı Kodu, hasta portalınızın web adresinde (URL) “/” işaretinden sonra gelen kısımdır. Bu alana yazdığınız kod, hastaların portalınıza giriş yapmak için kullanacağı bağlantıyı belirler.
Örnek:
Hasta Portalı Kodu: simple-dent
Portal adresi: heal.ms/simple-dent
Kod seçerken dikkat edilmesi gerekenler
Kısa ve kolay okunur bir kod seçin (ör. klinik-adi, simple-dent).
Küçük harf, rakam ve - (tire) kullanın.
Kodun içinde kişisel veri olmasın (hasta adı, telefon numarası gibi bilgiler yazmayın).
Kodu değiştirirseniz eski bağlantı çalışmaz. Bu durumda hastalara yeni linki tekrar iletmeniz gerekir. Bu yüzden kodu en başta dikkatli seçmek önemlidir.
Portal İzinleri nedir
Portal izinleri, hastaların Hasta Portalı’nda neleri görebileceğini ve hangi işlemleri yapabileceğini belirleyen ayarlardır. Kliniğinizin çalışma şekline göre bu izinleri tek tek açabilir veya kapatabilirsiniz.
Aşağıdaki listede her iznin ne işe yaradığını bulabilirsiniz.
Profil
Profili Görüntüle: Hasta kendi profil bilgilerini görüntüleyebilir.
Profili Güncelle: Hasta profil bilgilerini düzenleyebilir.
Fotoğraf Yükle: Hasta profil fotoğrafı yükleyebilir.
Randevular
Randevuları Görüntüle: Hasta randevularını görüntüleyebilir.
Randevu Oluştur: Hasta portal üzerinden yeni randevu alabilir.
Randevuyu İptal Et: Hasta mevcut randevusunu iptal edebilir.
Not: “Randevu Oluştur” veya “Randevuyu İptal Et” açılacaksa “Randevuları Görüntüle” izninin de açık olması önerilir.
Tedaviler
Tedavileri Görüntüle: Hasta tedavi planlarını ve geçmiş tedavi bilgilerini görüntüleyebilir.
Finans
Bakiyeyi Görüntüle: Hasta güncel bakiye bilgisini görüntüleyebilir.
Faturaları Görüntüle: Hasta faturalarına erişebilir.
Ödemeleri Görüntüle: Hasta yapılan ödemeleri ve ödeme geçmişini görüntüleyebilir.
Ödeme Yap: Hasta portal üzerinden online ödeme yapabilir.
Not: Online ödeme altyapısı aktif değilse “Ödeme Yap” iznini açmanız önerilmez.
Dokümanlar ve görseller
Belgeleri Görüntüle: Klinik tarafından paylaşılan dokümanları görüntüleyebilir.
Belge İndir: Hasta paylaşılan dokümanları indirebilir.
Doküman Yükle: Hasta sisteme doküman yükleyebilir.
Görselleri Görüntüle: Klinik tarafından paylaşılan görselleri görüntüleyebilir.
Not: Doküman yükleme özelliği açılacaksa, klinik içinde bu dokümanların kim tarafından kontrol edileceği ve süreç adımları net olmalıdır.
Mesajlar
Mesajları Görüntüle: Hasta klinikten gelen mesajları görüntüleyebilir.
Mesaj Gönder: Hasta portal üzerinden kliniğe mesaj gönderebilir.
Formlar
Formları Görüntüle: Hasta form ekranlarını açıp görüntüleyebilir.
Form Gönder: Hasta form doldurup gönderebilir.
Not: “Form Gönder” izni açılacaksa “Formları Görüntüle” izninin de açık olması önerilir.
Hasta Bazlı İzin Konfigürasyonu
Klinik genelinde belirlediğiniz portal izinlerine ek olarak, bazı hastalar için izinleri hasta bazında özelleştirebilirsiniz. Bu sayede, seçtiğiniz hastanın portalda görebileceği alanları ve yapabileceği işlemleri ayrı ayrı yönetebilirsiniz.
Adımlar
Hastalar ekranından ilgili hastanın profiline girin.
Düzenle butonuna tıklayın.
Açılan sayfada Portal İzinleri sekmesine geçin.
Bu ekrandan yalnızca ilgili hastaya özel izinleri seçin veya kaldırın.
Tüm izinleri hızlıca işaretlemek isterseniz Hepsini Seç seçeneğini kullanabilirsiniz.
Not
Bu ekrandaki ayarlar, sadece seçtiğiniz hasta için geçerlidir.
Hasta Portalı SMS Şablonu ve E-posta Şablonu seçimi
Hasta Portalı Ayarları ekranında iki alan bulunur:
Hasta Portalı SMS Şablonu
Hasta Portalı E-posta Şablonu
Bu alanlar, hastaya portal erişimi iletildiğinde kullanılacak mesaj şablonlarını belirler.
Email ve/ya SMS şablonlarınızı düzenlemek veya yenisini oluşturmak için Ayarlar > SMS Ayarları & Email Ayarları > SMS Otomasyonu & Email Otomasyonu > Şablonları Düzenle adımlarını takip edebilirsiniz.
Öneriler:
Şablon içeriği hedef dile uygun olsun (TR/EN ayrımı varsa doğru şablon seçilmeli)
Mesajda "Kod" parametresi mutlaka eklenmeli. (Hastalarınızın portala giriş yapabilmesi için)
Tüm seçimleri tamamladıktan sonra sağ alttaki Kaydet butonuna tıklayın.
Önerilen izin setleri
1) Temel kullanım (sadece randevu)
Profili Görüntüle
Randevuları Görüntüle
Randevu Oluştur
Randevuyu İptal Et (opsiyonel)
2) Finans odaklı (randevu + ödeme)
Randevuları Görüntüle
Faturaları Görüntüle
Bakiyeyi Görüntüle
Ödemeleri Görüntüle
Ödeme Yap (online ödeme aktifse)
3) Tam kapsamlı kullanım
Profil: Profili Görüntüle, Profili Güncelle
Randevular: Randevuları Görüntüle, Randevu Oluştur, Randevuyu İptal Et
Tedaviler: Tedavileri Görüntüle
Finans: Faturaları Görüntüle, Bakiyeyi Görüntüle, Ödemeleri Görüntüle, Ödeme Yap
Dokümanlar: Dokümanları Görüntüle, Dokümanları İndir (Doküman Yükle ihtiyaca göre)
Mesajlar: Mesajları Görüntüle, Mesaj Gönder
Formlar: Formları Görüntüle, Form Gönder
Sık karşılaşılan durumlar
Portal linki açılmıyor
Hasta Portalı kapalı olabilir
Hasta Portalı Kodu boş veya hatalı girilmiş olabilir
Kod değiştiyse eski link artık geçersiz olabilir
Hasta ödeme yapamıyor
“Ödeme Yap” izni kapalı olabilir
Online ödeme altyapısı klinikte aktif olmayabilir
Hasta dokümanları göremiyor veya indiremiyor
“Dokümanları Görüntüle” veya “Dokümanları İndir” izni kapalı olabilir
Doküman hastayla paylaşılmamış olabilir
Hasta form gönderemiyor
“Form Gönder” izni kapalı olabilir
Hastaların Gözünden Portal
Bu bölümde, hastalarınızın portal giriş sürecini adım adım nasıl deneyimlediğini görebilirsiniz.
Bu akış, hastalarınızın e-posta veya telefon doğrulaması ile portala güvenli şekilde erişmesini sağlar.
Profil ve Ayarlar
Bu ekranda hastalarınız, kendi iletişim bilgilerini, adres bilgilerini ve acil durum iletişim kişilerini güncelleyebilir. Aynı zamanda dil tercihi ve tema (aydınlık / karanlık mod) gibi kişisel ayarlarını buradan yönetebilirler.
Sistem, eksik profil bilgisi tespit edildiğinde hastayı otomatik olarak bilgilendirir ve bilgilerin tamamlanmasını ister.
Randevular
Bu bölümde hastalar, yaklaşan ve geçmiş randevularını görüntüleyebilir, randevu detaylarını inceleyebilir ve gerekli durumlarda randevularını onaylayabilir veya iptal edebilir.
Randevu onaylama işlemi tamamlandığında sistem, randevu durumunu otomatik olarak günceller ve ilgili bilgilendirme ekranı hastaya gösterilir
Tedaviler
Bu bölümde hastalar, kendileri için oluşturulmuş tüm tedavi planlarını görüntüleyebilir.
Her planın hangi aşamada olduğunu, tamamlanan ve bekleyen işlemleri, ilgili doktoru ve plan detaylarını adım adım takip edebilirler.
Tedavi detayları ekranında, işlem bazlı ilerleme durumu ve her diş için yapılan işlemler ayrı ayrı görüntülenir.
Ödemeler
Bu bölümde hastalar, yapılan ödemeleri, uygulanan tedavilerin tutarlarını, mevcut bakiyelerini ve tüm finansal işlem geçmişini detaylı olarak görüntüleyebilir.
Fatura kayıtları ve işlem geçmişi sekmeleri üzerinden, her bir ödeme ve tedavi işlemi tarih ve tutar bazında ayrı ayrı incelenebilir.
Formlar ve Belgeler
Bu bölümde hastalar, kendileriyle paylaşılan tüm formları ve klinik tarafından yüklenen belgeleri görüntüleyebilir.
Röntgen, rapor, onam formları ve benzeri tüm dosyalar güvenli şekilde saklanır ve buradan erişilebilir.
Hastalar ayrıca gerekli durumlarda kendi belgelerini sisteme yükleyebilir ve formların tamamlanma durumunu takip edebilir.
